Teori Informasi Organisasi Karl Weick

Teori Informasi Organisasi Berdasakan Penelitian Karl Weick Tugas untuk mengelola informasi dalam jumlah besar adalah sebuah tantangan bagi khalayak organisasi. Ketika pilihan-pilihan kita untuk saluran-saluran komunikasi meningkat, jumlah pesan yang kita kirim dan terima, dan juga kecepatan kita mengirim pesan tersebut meningkat pula. Organisasi tidak hanya dihadapkan pada tugas untuk mengartikan pesan yang diterima, tetapi juga menghadapi tantangan untuk menentukan siapa yang harus menerima informasi tersebut demi mencapai tujuan organisasi. Media baru mampu membuat perusahaan menyelesaikan tujuan mereka dalam berbagai cara yang belum pernah dilihat sebelumnya. Konferensi video, teleconference, ruang chat, e-mail, dan televisi interaktif memungkinkan orang seperti Dominique untuk memberikan kesempatan kepada timnya untuk secara simultan berbagi dan memberikan reaksi terhadap banyak sekali informasi. Tiap tim diberikan kesempatan untuk memutuskan informasi apa yang penting untuk tugasnya atau meminta informasi tambahan yang akan dibutuhkan di masa yang akan datang. Terkadang informasi yang diterima oleh sebuah organisasi bersifat ambigu. Beberapa teoritikus komunikasi organisasi menggunakan perumpamaan mengenai system yang hidup untuk menggambarkan suatu organisasi. Sebagaimana sebuah system yang hidup terlibat di dalam sebuah proses aktifitas yang mempertahankan fungsi dan keberadaannya. Sebuah organisasi harus mempunyai prosedur untuk menghadapi semua informasi yang harus dikirim dan diterima dalam mencapai tujuannya. Sama seperti system, organisasi terdiri atasorang dan tim yang saling berhubungan. Mereka bergantung pada satu sama lain untuk memenuhi tujuan mereka. Karl Weick mengembangkan sebuah pendekatan untuk mengembangkan proses dimana organisasi mengumpulkan, mengelola, dan menggunakan informasi yang mereka terima. Alih-alih memfokuskan perhatiannya pada struktur organisasi dalam hal peranan dan aturan yang mengarahkan para anggota organisasi. Weick menekankan pada proses mengorganisasikan. Dengan demikian, focus utamanya adalah pada pertukaran informasi yang terjadi didalam organisasi dan bagaimana anggota mengambil langkah untuk memahami hal ini. Weick (1995) percaya bahwa “organisasi berbicara dengan dirinya sendiri” (hal 281). Maksud dari pernyataan ini adalah anggota-anggota organisasi adalah pentiung dalam penciptaan dan pemeliharaan makna pesan. Weick melihat organisasi sebagai sebuah system yang mengambil sebuah informasi yang membingungkan atau ambigu dari lingkungannya dan membuat informasi tersebut menjadi masuk akal. Oleh karenannya, menurut teori informasi organisasi, organisasi akan berevolusi selama mereka berusaha untuk memahami diri mereka dan lingkungannya. Daripada memfokuskan pada peranan Satu-satunya yang Konstan adalah Perubahan (dalam Organisasi) Weick pertama kali memperkenalkan pendekatan teoritis yang menjelaskan bagaimana organisasi memahami dan menggunakan informasi, dalam bukunya The social Psychology of Organizing (1909). Terorinya berfokus pada proses yang dilalui organisasi dalam usaha untuk memahami semua informasi yang membombardir mereka tiap harinya. Seringkali prosesnya menimbulkan perubahan padaorganisasi dan anggota-anggotanya. Bahkan weick mengatakan “organisasi dan lingkungan mereka berubah dengan cepatnya sehingga sangat tidak realistis untuk menunjukan -seperti apa mereka saat ini, karena mereka tidak akan tetap seperti itu nantinya” ( 1969, hal 1) Focus dari teori informasi organisasi adalah pengkomunikasian informasi yang penting bagi suksesnya sebuah organisasi. Sangat jarang seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi mempunyai semua informasi penting dalam menyelesaikan suatu proyek. Pengetahuan ini biasanya berasal dari berbagai sumberakan tetapi, tugas pemrosesan informasi tidak dilaksanakan hanya dengan melalui teori informasi, bagian tersulit adalah dalam mengartikan dan mendistribusikan informasi yang didapat. Teori Sistem Umum Untuk menjelaskan pengaruh informasi dari lingkungan luar organisasi dan untuk mengetahui pengaruh yang dimiliki oleh organisasi, Weick menerapkan Teori Sistem Umum. Ludwig von Bertalanffy (1968) adalah seorang peneliti yang paling banyak dihubungkan dengan pendekatan sistem. Von Bertalanffy percaya bahwa pola dan keseluruhan ada di seluruh tipe tipe fenomena yang berbeda, oleh karenanya, ia menyatakan bahwa ketika mendapat sebuah gangguan pada salah satu bagian system, maka hal akan mempengaruhi keseluruhan system. Terdapat pola interaksi yang kompleksdi antara bagian-bagian system, dan memahami interaksi ini akan membantu kita memahami keseluruhan system.teori Sistem Umum secara khusus berguna dalam memahami saling keterhubungan yang ada di antara berbagai unit organisasi. Organisasi sering kali terdiri atas departemen, tim, atau kelompok yang berbeda. Meskipun unit-unit ini berfokus pada tugas yang mandiri. Tujuan organisasi sebagai suatu kesatuan membutuhkan pembagian dan integrasi informasi yang oleh tiap tim harus ditemukan pemecahan dan kesimpulannya. Organisasi tergantung pada gabungan informasi sehingga mereka dapat membuat penyusuaian yang penting untuk mencapai tujuan. Mereka mungkin membutuhkan informasi tambahan, mereka mungkin perlu mengirim informasi kepada departemen lain dalam suatu organisasi, atau mereka mungkin memerlukan konsultan eksternal untuk memahami informasi. Jika satu tim gagal dalam memahami suatu informasi yang dibutuhkan untuk memenuhi kewajiban dalam memenuhi suatu proyek, mencapai tujuan akhir kemungkinan akan tertunda untuk keseluruhan oprgtanisasi. Komponen penting dari Teori Sistem Umum, dan satu yang utama dalam memahami informasi dalam sebuah organisasi, adalah umpan balik yaitu informasi yang diterima oleh sebuah organisasi dan oleh anggotanya. Sangat penting untuk mengingat bahwa informasi ini dapat bersifat positif maupun bersifat negative. Organisasi dan para anggotanya dapat memilih menggunakan informasi untuk mempertahankan keadaan organisasi saat ini atau dapat memutuskan untuk memulai beberapa perubahan sesuai dengan tujuan yang telah diusahakan untuk dicapai oleh suatu system. Melalui umpan baliklah unit-unit dapat menentukan apakah informasi yang sedang dikirim jelas dan cukup untuk memperoleh tujuan yang diinginkan. Keputusan organisasi untuk meminta atau menyediakan umpan balik menggam,barkan sebuah pilihan selektif yang dibuat kelompok dalam usaha mencapai tujuannya. Jika sebuah organisasi berharap dan mencapai tujuannya, organisasi yang penting dan mengurangi ketidak pastiannyamengenai cara terbaik dalam mencapai tujuannya, proses ini merefleksikan pendekatan Darwinian tentang bagaimana organisasi mengelola informasi, yang akan didiskusikan kemudian. Teori Evolusi Sosiokultural Darwin Perspektif kedua yang telah digunakan untuk mendeskripsikan proses di mana organisasi mengumpulkan dan memahami informasi adalah teori evolusi sosiokultural. Tujuan akhir dari setiap organisasi adalah bertahan dan manusia bekerja untuk menemukan strategi terbaik untuk tetap hidup. Meskipun pendekatan ini digunakan untuk menggambarkan interaksi social yang terjadi dalam sebuah organisasi dengan tujuan untuk memenuhi informasi , namun pada awalnya teori ini berasal dari bidang ilmu biologi. Teori teori evolusi mulanya dikembangkan untuk menggambarkan proses adaptasi yang dilalui oleh organism hidup dengan tujuan untuk berjuang dalam lingkungan ekologis yang penuh dengan tantangan, Charles Darwin (1948) menjelaskan adaptasi ini dalam bentuk mutasi yang memungkinkan organism untuk menghadapi lingkungan sekitarnya. Campbell(1965) memperluas teori ini untuk memperjelas proses dimana organisasi dan anggota mereka beradaptasi dengan konflik social disekitar mereka. Teori evolusi sosiokultural mempelajari perubahan dalam lingkungan social mereka untuk beradaptasi terhadap perubahan dalam lingkungan social mereka. Tiga tahapan terlibat dalam proses ini : orang melihat adanya perbedaan, atau variasi, dalam norma-norma perilaku yang mereka harapkan dan penghargaan yang dimiliki oleh orang lain untuk kinerja mereka. Sebagai hasil dari variasi norma, mereka melihat pilihan-pilihan yang mungkin dan memilih perilaku yang secara paling dapat diterima dalam kelompok. Sekali perilaku yang diterima telah ditentukan, orang akan cenderung mempertahankan perilaku ini dan menerapkannya pada interaksi selanjutnya. Weick mengadaptasi teori evolusi sosiokultural untuk menjelaskan proses yang dilalui oleh organisasi dalam menyesuaikan diri terhadap berbagai tekanan informasi. Tekanan-tekanan ini mungkin mungkin merupakan hasil dari informasi berlebih atau ambiguitas. Meskipun dendekatan evolusioner berguna dalam mendeskripsikan adaptasi yang dibutuhkan untuk memproses informasi, teori system juga merupakan bagian yang penting, karena teori ini menekankan pada kesalingtergantungan diantara tim organisasi. Asumsi Teori Informasi Organisasi Teori informasi organiosasi adalah satu cara untuk menjelskan bagaimana organisasi membuat informasi yang membingungkan dan ambigu menjadi masuk akal. Teori ini berfokus pada proses pengorganisasian anggota organisasi untuk mengelola informasi dari pada berfokus pada struktur organisasi itu sendiri. Sejumlah asumsi dasar teori ini : 1. Organisasi manusia ada dalam sebuah lingkungan informasi 2. Informasi yang diterima sebuah organisasi berbeda dalam hal ketidakjelasannya 3. Organisasi manusia terlibat di dalam pemrosesan informasi untuk mengurangi ketidak jelasan informasi. Asumsi yang oertama menyatakan bahwa organisasi bergantung pada informasi agar dapat berfungsi dengan efektif dan mencapai tujuan mereka. Weick (1979) memandang konsep lingkungan informasi sebagai sesuatu yang berbeda dari lingkungan fisik dimana organisasi berada. Ia menyatakan bahwa lingkungan informasi ini diciptakan oleh anggota organisasi. Asumsi kedua yang diajukan Weick pada ambiguitas yang ada dalam informasi. Pesan-pesan berbeda dalam hal sejauh mana mereka dapat dipahami. Setiap organisasi harus menetukan sejauh mana anggota yang lebih mengetahui dan berpengalaman dalam berurusan dengan informasi penting yang didapatkan. Asumsi ketiga dalam teori ini menyatakan bahwa organisasi mulai dalam aktifitas kerjasama untuk membuat informasi yang diterima dapat lebih dipahami. Weick (1979) melihat proses mengurangi ketidak pastian sebagai sebuah aktifitas bersama diantara anggota organisasi. Ini bukan meruopakan tanggung jawab dari satu orang saja untuk mengurangi ketidakjelasan. Konsep Kunci dan Mengkonseptualisasikan Informasi Teori informasi dan organisasi Weick berisi sejumlah konsep kunci yang sangat penting dalam memahami teori ini. Konsep-konsep ini mencakup lingkungan informasi, ketidakjelasan informasi, aturan, dan siklus. Tiap proses ini akan dijelaskan secara mendetail. Lingkungan Informasi : Jumlah Total Lingkungan informasi adalah konsep inti dalam memahami bagaimana organisasi dibentuk dan juga bagaimana mereka memproses informasi.organisasi mempunyai dua tugas utama yang harus dilaksanakan untuk mengelola dengan sukses berbagai informasi : 1. Mereka harus menginterprestasikan informasi eksternal yang ada di dalam lingkungan informasi 2. Mereka harus mengordinasikan informasi untuk membuatnya bermakna bagi anggota-anggota organisasi dan tujuan organisasi. Ketidak Jelasan Informasi Seperti sudah dinyatakan sebelumnya, organisasi tergantung pada dan menerima informasi dalam jumlah besar. Tantangannya terletak pada kemampuan organisasi untuk memahami informasi yang diterima. Organisasi menerima informasi dari berbagai sumber : mereka harus mengartikan informasi dan menentukan apakah informasi tersebuat dapat dipahami , orang atau departemen mana yang paling mampu untuk mengurus informasi ini, dan apakah berbagai departemen membutuhkan informasi ini untuk menyelesaikan tujuannya. Weick memberika contoh mengenai naturan yang dapat menyebabkan suatu organisasi untuk memilih satu siklus informasi atau umpan balik disbandingkan yang lain untuk mengurangi ketidakjelasan pesan. Aturan-aturan ini mencakup durasi, personel, keberhailan dan usaha. Ketika sebuah organisaasi memiloh untuk menggunaka sebuah rencana komunikasi yang telah terbukti efektif di masa lalu dalam mengurangi ketidakjelasan informasi, Mengurangi Ketidakjelasan : Mencoba Untuk Menggunakan Informasi Proses mengurangi ketidakjelasan dapat merupakan hal yang kompleks. Menurut Weick (1995), organisasi berevolusi melalui tiga tahapan dalam usaha untuk menginterprestasikan aturan dan siklus sehingga informasi dapat dipahami dengan lebih mudah dan menjadi lebih bermakna. Proses pengurangan ketidakjelasan pada intinya merupakan proses interpersonal dan terjadi melalui tahapan-tahapan berikut ini : enactment, seleksi, dan retensi. Enactment : Menciptakan Lingkungan Anda Enactment merujuk pada bagaimana informasi akan diterima dan diinterpresatasikan oleh organisasi. Pada tahapan ini, organisasi harus menganalisis input-input yang diterimanya untuk menentukan jumlah ketidakjelasan yang ada dan untuk memberikan makna pada informasi. Aturan-aturan yang akan dapat bdilihat kembali dalam pengambilan keputusan mengenai bagaimana organisasi akan mengatasi ambiguitas itu. Seleksi : Menginterprestasikan Input Setelah organisasi menggunakan berbagai aturan dan siklus untuk menginterprestasikan input baru dalam lingkungan informasinya, organisasi ini harus menganalisis apa yang ia ketahui dan memilih metode terbaik untuk mendapatkan informasi tambahan dalam mengurangi ketidakjelasan. Tahapan ini disebut seleksi atau “pemahaman retrospektif”. Dalam tahapanini, kelompok diharuskan untuk membuat keputusan mengenai aturan dan siklus yang akan digunakan. Retengensi : Ingat Hal-Hal Kecil Setelah organisasi mengkaji ulang kemampuannya untuk menghadapi ambiguitas, organisasi akan menganalisis efektifitas dari aturan dan siklus komunikasi dan terlibat dalam retensi. Dalam tahapan retensi, organisasi menyimpan informasi untuk digunakan kemudian. Tahapan ini mengharuskan organisasi untuk melihat apa yang harus diatasi atau apa yang harus diabaikan atau ditinggalkan. Jika aturan atau siklus tertentu berguna dalam mengurangi ketidakjelasan, sangat mungkin bahwa aturan atau siklus tersebut akan digunakan untuk mengarahkan organisasi itu dalam keputusab di masa dating mengenai permasalahan serupa.