SALURAN KAMPANYE
Saluran Kampanye
Schramm (1973) mendefinisikan saluran kampanye sebagai “perantara apapun yang memungkinkan pesan-pesan sampai kepada penerima”. Namun tidak hanya menurut Schramm, para ahli lainnya seperti Klingemann dan Rommele (2002) juga mendefinisikan saluran kampanye tersebut menjadi lebih spesifik, yang dimana saluran kampanye sebagai bentuk media yang digunakan untuk menyampaikan pesan kepada khalayak. Bentuknya dapat berupa kertas yang digunakan untuk menulis pesan, telepon, internet, radio atau bahkan televisi. Dalam kampanye komunikasi, media massa cenderung ditempatkan sebagai saluran komunikasi utama karena hanya lewat media inilah khalayak dalam jumlah yang besar dapat diraih. Disamping kemampuannya melipatgandakan penyebaran informasi, media massa juga mempunyai kemampuan mempersuasi khalayak.
Bagaimana Orang Menggunakan Media
Khalayak akan membaca media bergantung pada latar belakang maraca seperti pengalaman, jenis media yang dilihat, usia, minat dan berbagai faktor lainnya yang mencirikan individualitas khalayak. Jenis media disesuaikan dengan produk atau jasa yang akan dikampanyekan, tergantung bagaimana sasaran khalayak yang akan dipilih.
Seleksi Media
Pemilihan media sebagai saluran kampanye dilakukan mengukur dan menganalisis kesempatan respon dari khalayak, ini dilakukan untuk efisiensi biaya yang harus dikeluarkan. Media digunakan oleh sumber pesan untuk mengkampanyekan pesannya. Dulu penerima pesan bersifat pasif dan sumber pesan bersifat aktif, namun sekarang penerima pesan dibuat interaktif dengan pertimbangan penerima pesan tersebut memaknai apa yang sedang terjadi. Dengan banyaknya media, pemilihan media dilakukan berdasarkan efektivitas dan efisiensi.
Agenda Setting
Penataan agenda (Agenda Setting) mengacu kepada kemampuan media massa untuk mengarahkan perhatian khalayak terhadap isu-isu tertentu yang diagendakan media massa. Media massa dapat mempengaruhi khalayak tentang apa yang ada dalam pikiran mereka, artinya media massa mempengaruhi persepsi khalayak mengenai apa yang dianggap penting. Dengan demikian tersirat bahwa media massa itu perkasa dan memiliki kemampuan untuk mempengaruhi khalayak. Dalam penerapannya, media massa membuat agenda tertentu mengenai apa yang harus dipikirkan oleh khalayak dengan memilih dan mengemas informasi yang dikehendaki. Setelah itu khalayak membentuk persepsinya berdasrakan informasi yang diterimanya dari media massa.
Khalayak Sasaran Kampanya
Agar kampanye sesuai dengan harapan yang ingin dicapai, maka sampaikan kampanye itu pada orang yang tepat sehingga program kampanye itu menjadi terarah dan terfokuskan karena pesan yang disampaikan sesuai dengan karakteristik khalayak. Dengan demikian pemahaman tentang khalayak akan menentukan bagaimana kampanye dilaksanakan dan hasil apa yang dicapai. McQuail dan Windhal mendefinisikan khalayak sasaran sebagai sejumlah besar orang yang pengtahuan, sikap dan perilakunya akan diubah melalui kegiatan kampanye. Besarnya jumlah khalayak sasaran ini mengindikasikan bahwa mereka memiliki karakteristik yang beragam, sehingga cara mereka merespon pesan kampanye menjadi berbeda.
Bagaimana Khalayak Mengolah Pesan Kampanye
Ada tiga teori yang menjelaskan bagaimana khalayak mengolah dan merespon berbagai stimulus yang menerpa mereka, yaitu :
1. Teori Integrasi Informasi
Menurut teori ini system sikap individu dapat dipengaruhi oleh informasi yang diterma dan diintegrasikan ke dalam system informasi sikap tersebut. Semua informasi memiliki potensi untuk mempengaruhi sikap seseorang, tapi derajat bagaimana informasi itu dapat mempengaruhi sikap ditentukan oleh variable valance dan weight.
2. Teori Pertimbangan Sosial
Teori ini dikembangkan oleh Muzafer Sherif, seorang psikolog dari Oklahoma University AS, (Barker 1987). Secara ringkas teori ini menyatakan bahwa perubahan sikap seseorang terhadap objek sosial atau isu tertentu merupakan hasil proses pertimbangan yang terjadi dalam diri orang tersebut terhadap pokok persoalan yang dihadapi. Proses mempertimbangkan isu atau objek sosial itu berpatokan pada kerangka rujukan yang dimiliki seseorang.
3. Teori Elaboration Likelihood Model
Model kemungkinan elaborasi merupakan salah satu teori persuasi yang paling popular. Berbeda dengan teori pertimbangan sosial yang menyatakan bahwa seseorang membuat keputusan berdasarkan referensi atau patokan, teori elaborasi kemungkinan menjelaskan bahwa keputusan dibuat bergantung pada jalur yang ditempuh dalam memproses sebuah pesan.
Menulis Rencana Komunikasi Strategis Jangka Panjang
Siapa yang menulis rencana komunikasi tahunan atau jangka panjang ? Idealnya kepala komunikasi mengawasi proses pembuatan rencana ini. Sebagai seorang anggota dari tim eksekutif, kepala komunikasi menggabungkan visi yang lebih luas dari organisasi, meliputi prioritas-prioritas perusahaan. Eksekutif komunikasi berkonsultasi dengan anggota Humas, marketing komunikasi dan kelompok periklanan dalam menulis rencana tersebut dan dengan anggota tim eksekutif lainnya dalam mendapatkan persetujuan dan komitmen
Langkah-langkah dalam Membuat Rencana Komunikasi
Sebagai sebuah dokumen yang berdiri sendiri, sebuah rencana komunikasi strategis untuk perusahaan atau untuk unit bisnis dapat mengandung sebanyak tiga belas bagian
ü Pernyataan Latar Belakang
ü Tujuan-tujuan (Perusahaan atau Bisnis/Fungsional)
ü Isu-isu Kebijakan
ü Lingkungan Eksternal
ü Lingkungan Internal
ü Jendela Peluang
ü Tujuan Komunikasi
ü Tema dan Pesan
ü Prioritas Komunikasi
ü Pertimbangan Strategis
ü Konsultasi, Kerjasama rekanan, Kebutuhan Negoisasi
ü ndikator Prestasi/Hasil
ü Mengantisipasi Kebutuhan Finansial
Rencana strategis organisasi atau perusahaan adalah dokumen induk yang menuangkan atau menggambarkan arah strategis dan visi jangka panjang. Meskipun banyak firma yang berpikir untuk menjaga arah strategis/rencana strategis mereka, namun banyak yang memilih untuk menshare rencana mereka secara spesifik.
Menulis Rencana Pendukung Komunikasi
Perencanaan Acara Khusus, Kampanye dan isu-isu
Organisasi dengan budaya perencanaan strategis yang berkembang dengan baik menghasilkan banyak rencana pendukung setiap tahun. Rencana ini mengantisipasi acara-acara dan kegiatan-kegiatan mendatang.
Tujuan dan Karakteristik Rencana Dukungan
Istilah rencana pendukung berasal dari fakta bahwa rencana ini mendukung pencapaian tujuan komunikasi yang lebih luas, digambarkan dalam rencana komunikasi strategis. Sebuah istilah yang sama ada dalam literatur manajemen untuk merujuk pada banyak rencana yang mendukung tujuan bisnis. Menurut Rogers dan Storey (1987), kampanye adalah (a) memiliki tujuan, (b) ditujukan untuk khalayak yang besar, (c) dibatasi kerangka waktu yang telah ditetapkan dan (d) ditandai dengan serangkaian kegiatan komunikasi yang diselengggarakan. Hirarki dari pengaruh model (Bracker, Roger, & Sopory, 1992) menyatakan bahwa kampanye bertujuan untuk mencapai satu atau lebih tujuan berikut: paparan, kesadaran, informasi, persuasi, niat untuk mengubah perilaku,
Komponen Rencana Pendukung
Sebuah rencana komunikasi, dibingkai untuk memandu pengelolaan isu atau kegiatan tunggal, memiliki komponen strategis dan operasional. Elemen strategis meliputi laporan latar belakang yang membentuk konteks, poin-poin keputusan, pemicu peristiwa dan indikator krisis, pengetahuan dan pendapat lingkungan, tujuan komunikasi, pesan, sasaran, pertimbangan strategis, dan kebutuhan untuk konsultasi, negosiasi dan kemitraan. Elemen operasional mencakup pertimbangan taktis dan persyaratan finansial. Indikator kinerja dan metodologi evaluasi juga muncul dalam rencana yang berkembang dengan baik.
Pernyataan latar Belakang
Bagian pertama ini mengidentifikasi sifat kegiatan atau isu yang ditangani oleh rencana. Perencana menjelaskan, dalam satu atau dua paragraf, asal-usul masalah atau alasan untuk produk atau kegiatan.
Titik Keputusan, Pencetus Acara, dan Indikator Krisis
Dalam kasus rencana manajemen isu, komunikator harus mencatat menunggu keputusan kebijakan atau peristiwa yang positif atau negatif dapat mempengaruhi perkembangan masalah ini. Juga, mereka harus mengidentifikasi sinyal peringatan dalam lingkungan eksternal atau internal yang bisa menyarankan gerakan sebuah masalah kepada status krisis atau menyarankan kegagalan akan datang dari kampanye atau penurunan kepercayaan nasabah produk.
Pengetahuan atau Opini Lingkungan
Rencana komunikasi harus mengidentifikasi tren dalam opini publik dan perilaku klien dan harus menunjukkan kecenderungan reaksi terhadap rencana pengumuman kegiatan. Rencana tersebut harus menunjukkan kepekaan saat ini pada topik dan harapan dari kelompok yang berbeda. Informasi atau kampanye iklan - seberapa banyak yang mereka ketahui tentang topik dan pendapat mereka itu.
Audiens sasaran
Strategi komunikasi dimulai dan diakhiri dengan pemahaman yang jelas tentang tingkat awarneness, pengetahuan, kepercayaan, sikap, nilai-nilai. dan perilaku khalayak sasaran. Beberapa sasaran bersifat internal, sedangkan yang lain extenal bagi organisasi. Bagian ini rencana tidak harus mengulang poin yang dibahas dalam bagian proceding dari rencana (lingkungan opini).
Tujuan Komunikasi
Tujuan Komunikasi berusaha untuk (a) menciptakan kesadaran, (b) meningkatkan atau memperkuat sikap atau perilaku yang ada, (c) mengkonversi dari satu set sikap atau perilaku yang lain, atau (d) membangun hubungan.
Pesan
Bagian ini rencana mengidentifikasi pesan utama yang harus disampaikan kepada srakoholders. Pesan perusahaan biasanya ada pada setiap produk komunikasinya misalnya Semua komunikator harus menyadari pesan organisasi seperti tertuang dalam rencana komunikasi tahunan. Jika komunikator menerima salinan rencana tahunan, mereka dapat menghasilkan pesan yang kompatibel untuk rencana dukungan. Pesan akan berhubungan kembali sesuai kebutuhan dan diartikulasikan dalam lingkungan pendapat dan tujuan komunikasi. Semakin spesifik dan konkret pesan, semakin mudah untuk melacak sejauh mana media membawa pesan.
Pertimbangan Strategis
Ini bagian dari rencana dukungan menyarankan pendekatan strategis untuk kegiatan komunikasi dan kampanye. Perencana menawarkan wawasan pribadi, berspekulasi tentang apa yang bisa terjadi di masa depan, dan "menambah nilai ', dengan fakta-fakta dan statistik yang merupakan pendapat dan lingkungan sikap. Pilihan strategis yang tepat tergantung pada pengetahuan tentang teori. Perencanaan kampanye informasi membutuhkan pemeriksaan (a) jenis kerjasama yang akan dibutuhkan antara individu-individu dan organisasi, (b) konteks atau lingkungan di mana kampanye akan terjadi, (c) prinsip apa yang Telah ditemukan untuk bekerja di masa lalu, dan (d) efek yang diinginkan dari kampanye (Backer et al, 1992)
Pertimbangan Taktis
Pilihan taktis termasuk media yang sesuai untuk membawa pesan, waktu terbaik untuk melepaskan berita, persyaratan untuk bahan pendukung, persyaratan untuk konferensi pers, dan individu yang bertanggung jawab untuk melaksanakan berbagai komponen dari rencana.
lndikators kinerja
Indikator kinerja (pada tingkat rencana dukungan) memungkinkan organisasi untuk mengukur proses output, dampak, dan etika. (Perencanaan strategis di tingkat perusahaan, atau bisnis yang diinginkan menetapkan hasil program. Organisasi, bagaimanapun, tidak mengukur hasil pada tingkat rencana dukungan.)
Evaluatlon Metodologi
Perencana menentukan instrumen dan prosedur yang harus diterapkan dalam mengevaluasi kinerja organisasi dalam komunikasi evaluasi. Banyak teknik yang berbeda dan alat yang dapat digunakan untuk mengevaluasi produk-produk komunikasi, kegiatan, dan jasa:
Anggaran belanja
Bagian akhir dari rencana mengidentifikasi sumber daya (manusia dan keuangan) yang diperlukan untuk melaksanakan rencana tersebut. Harus ada indikasi tahap di mana dana akan diperlukan. Jika anggaran untuk kegiatan komunikasi tidak muncul dalam rencana kerja, rencana dukungan harus menunjukkan sesuai dengan rencana operasional.
Rencana komunikasi yang paling umum adalah rencana dukungan. Contohnya termasuk rencana informasi kampanye, kampanye komunikasi periklanan dan pemasaran, rencana komunikasi karyawan, rencana humas untuk acara khusus atau kegiatan, dan rencana manajemen isu. Bab ini mengusulkan seperangkat kategori generik yang dapat diterapkan pada sebagian besar jenis perencanaan dukungan. Perencana komunikasi, namun, jarang mempekerjakan semua kategori dalam rencana tunggal. Untuk alasan ini, panjang ofsupport berencana sangat bervariasi. Lihat Lampiran untuk contoh rencana dukungan.
Menulis Rencana Operasional dan Kerja multiyears atau Tahunan
Perencanaan Komunikasi Operasional
Rencana strategis merupakan rencana yang mengarah ke depan. Sedangkan rencana operasional merupakan rencana untuk arah mundur. Artinya, rencana operasional terlihat pada rencana strategis untuk arah mundur.
Prioritas Komunikasi
Prioritas komunikasi yang diidentifikasi dalam rencana strategis menjadi titik awal untuk rencana operasional multiyear atau tahunan. Prioritas komunikasi merujuk pada area penekanan dalam kegiatan komunikasi. Prioritas komunikasi dapat mencakup iklan atau kampanye pemasaran sosial, publikasi, acara khusus, konferensi, konsultasi, kegiatan audiovisual, pameran, kegiatan media relations, penelitian dan analisis, serta kegiatan untuk meningkatkan komunikasi karyawan.
Urutan peringkat Prioritas Komunikasi
Rencana operasional menjelaskan penekanan untuk ditempatkan pada setiap inisiatif komunikasi. Artinya, perencana menetapkan urutan peringkat untuk prioritas komunikasi. Pada saat yang sama, rencana mengacu pada setiap perubahan dari prioritas yang ditetapkan pada tahap perencanaan awal strategis. Sebuah organisasi mungkin menghadapi situasi krisis, penghematan jumlah orang atau sumber daya, produk reorientation atau garis pelayanan antara waktu yang merumuskan atau update rencana strategis dan waktu yang menulis rencana operasional tindak lanjut. Kemungkinan ini untuk perubahan prioritas lebih mungkin dalam kasus perencanaan strategis dan operasional multiyear. Organisasi mungkin telah memindahkan dana dari salah satu prioritas dalam rencana strategis untuk kegiatan manajemen krisis yang tidak direncanakan.
Kaitan dengan Rencana Strategis
Bagian ini mengartikulasikan tujuan komunikasi yang dirumuskan pada tahap perencanaan strategis. Seperti disebutkan sebelumnya, individu yang berbeda terlibat dalam perencanaan strategis dan operasional. Artinya, eksekutif senior terlibat dalam perencanaan strategis, sedangkan manajer menengah melaksanakanperencanaan operasional.
Klien kunci Grup
Istilah kelompok klien kunci mengacu pada stakeholder internal dan eksternal yang terdiri dari penonton utama untuk produk dan layanan komunikasi. Klien dapat mencakup karyawan, manajer, pelanggan, atau masyarakat (Kaufman, 1992).
Kegiatan Pelengkap dan Jasa
Organisasi memiliki kegiatan dan layanan yang sedang berlangsung di mana mereka dapat menarik atau merencanakan acara khusus, seperti kampanye komunikasi periklanan atau pemasaran, atau kegiatan pengelolaan masalah.
Sumber Akhir
Komunikasi harus mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan setiap inisiatif komunikasi utama atau mengatur kegiatan Perencanaan membagi total anggaran, pertama kali diidentifikasi dalam rencana strategis, menjadi unit-unit yang lebih kecil. Alokasi dana mencerminkan status prioritas setiap inisiatif atau kegiatan.
MENULIS RENCANA KONTINGENSI UNTUK KRISIS
Ditulis di Cina, krisis kata memiliki dua karakter. Satu karakter mewakili bahaya, dan yang kedua menandakan peluang. Bahaya utama atau biaya krisis salah urus adalah runtuhnya entitas perusahaan atau jatuhnya aktor individu dalam krisis. Meskipun bahaya bagi organisasi yang situasi krisis pengalaman yang jelas, peluang kurang jelas. Meskipun demikian, bagi mereka siap untuk belajar, krisis dapat memberi pelajaran yang berharga.
MENULIS RENCANA MANAJEMEN KRISIS
Semua anggota tim manajemen krisis menandatangani surat pernyataan untuk mengakui bahwa mereka telah menerima dan membaca salinan rencana manajemen krisis. Rencana manajemen krisis dimulai dengan pesan dari petugas kepala eksekutif (CEO), ketua, atau eksekutif pemerintah. Pernyataan misi, mandat, dan tujuan organisasi menawarkan titik acuan untuk perencanaan. krisis terjadi ketika sebuah organisasi menghadapi kemungkinan bahwa hal itu tidak akan mampu mencapai tujuannya. Sebuah kesenjangan terjadi antara harapan dan kenyataan. Krisis mempengaruhi reputasi perusahaan, kemampuannya untuk bertransaksi bisnis, dan akhirnya bottom line nya. Bahan ini juga mencakup prinsip pengantar untuk operasi Dalam masa krisis, dengan lynchpins menjadi keterbukaan, integritas, konsistensi, fleksibilitas, dan akurasi.
PROFIL KRISIS
Tidak ada organisasi yang dapat mengantisipasi setiap jenis krisis. Untuk alasan ini, organisasi menciptakan tipologi. Suatu organisasi dapat peringkat potensi krisis atas dasar kemungkinan terjadinya dan dampak potensial. Plotting probabilitas dan skor dampak pada grid memungkinkan organisasi untuk memvisualisasikan pentingnya masalah krisis relatif terhadap situasi krisis potensial lainnya. Krisis barometer diciptakan oleh pengadu untuk memprediksi probabilitas dan dampak. Pengunduran diri kepala eksekutif dapat membawa kelangsungan hidup perusahaan dipertanyakan. Karyawan mungkin mulai berspekulasi tentang mengapa CEO mengundurkan diri jenis ini spucalation dan rumor tentang dapat memprovokasi pengunduran diri lainnya dan penjualan saham. Sebuah krisis kepemimpinan, dicentang, bisa menjadi krisis ekonomi. Dampak dari krisis sekunder dapat bertahan lebih lama dari acara katalitik asli. Beberapa kelompok oposisi bunga akan menggunakan kesempatan yang diciptakan oleh situasi krisis untuk melemahkan organisasi, peluang penggunaan diciptakan oleh situasi krisis untuk melemahkan organisasi, terutama dalam kasus yang kesalahan atau salah urus diduga.
Organisasi-organisasi harus mencoba untuk mengidentifikasi "memicu acara" acara atau kegiatan yang ccould fokus konser publik pada isu yang berpotensi sangat kontroversial (Brody & Stone, 1989). Krisis sering memiliki preseden historis serangkaian krisis sebelumnya di wilayah yang sama atau terkait. secara umum, teknis, manusia, dan organisasi faktor pemicu krisis (Micrtroff & Paerson, 1993). Donald Stephenson (1934), direktur komunikasi korporat di dow kimia Kanada, menyarankan bahwa konten pengelompokan yang lebih rinci membantu manajer krisis untuk mengidentifikasi daerah-daerah yang rentan atau berisiko tinggi. Organisasi harus siap untuk menanggapi semua ancaman potensial. Menjadi siap berarti memiliki akurat, informasi saat ini pada semua produk yang rentan, kebijakan, jasa, lokal, dan operasi. Generasi indikator krisis dapat membantu organisasi untuk mengenali daerah prolem muncul.
TIM MANAJEMEN KRISIS
Mengelola krisis berarti kebutuhan untuk menyetujui yurisdiksi. Semua pihak yang berkepentingan dalam krisis harus memutuskan bidang tanggung jawab. Manajemen krisis akan melanjutkan lebih lancar jika keputusan ini terjadi sebelum terjadinya krisis. rencana manajemen krisis menentukan keanggotaan tim manajemen krisis dan peran dan tanggung jawab masing-masing orang. Rantai komando yang jelas. Siapa yang bertanggung jawab? yang menjawab kepada orang yang bertanggung jawab? seseorang memiliki Authority au untuk mendelegasikan tanggung jawab. CEO biasanya mengepalai tim manajemen krisis, dan pejabat eksekutif dengan pelatihan komunikasi bertindak sebagai juru bicara utama.
PILIHAN KEPUTUSAN
Organisasi tidak dapat mengontrol setiap sumber potensi krisis. Meskipun demikian, manajer krisis dapat meresepkan, di muka, pilihan untuk bertindak dalam keadaan seperti itu. Perencanaan kontingensi untuk krisis melibatkan mengantisipasi decisionoptions dan mendedikasikan pada kriteria yang organisasi akan membuat seleksi
DIREKTORI MANAJEMEN KRISIS
Rencana tersebut harus berisi informasi lengkap tentang di mana dan bagaimana untuk mencapai semua anggota tim dan bergantian mereka setiap saat. Perusahaan harus mencetak sebuah direktori anggota tim manajemen krisis dan alternatif yang termasuk referensi untuk mana mereka dapat tercapai
KOMPONEN KOMUNIKASI
Rencana komunikasi krisis bisa menjadi tambahan atau bagian dari rencana pengelolaan krisis. Banyak mempercayai bahwa rencana komunikasi krisis adalah kunci kebangkitan suatu organisasi mengetahui apa yang harus dikatakan, kapan, dan kepada siapa. Isi diskusi diskusi yang mengikuti dan bermaksud sama seperti perencanaan komunikasi.
INDIKATOR KRISIS
Seperti rencana yang lebih besar, perencanaan komunikasi krisis harus meliputi sebuah kumpulan indikator untuk menyarankan kapan krisis-krisis mendekat (ketika tujuan atau sasaran organisasi dalam masalah) atau ketika suatu krisis diharuskan bergerak ke level keseriusan lainnya. Indikator-indikator ini akan spesifik untuk komunikasi.
TIM KOMUNIKASI
Manajer
Kepala komunikasi atau public relation biasanya memimpin tim komunikasi krisis. Tanggung jawab termasuk memberikan uraian singkat dan menganjurkan pimpinan atas, mengatur dan menerima pernyataan resmi dan mengkordinasi usaha dari tim krisis komunikasi.
Pembicara
Pembicara harus selalu CEO atau ketua perusahaan. Siapa pun yang berbicara untuk organisasi harus mengkoordinasikan pesan.
STRATEGI KOMUNIKASI
Rencana krisis komunikasi dapat mencakup pola arus informasi diantisipasi. Analisis ini mengidentifikasi jaringan informasi formal dan informal (di dalam dan di luar organisasi) yang bisa diaktifkan oleh krisis, termasuk identifikasi pemimpin opini kunci (tidak manajemen harus atas). Studi dalam penanggulangan bencana telah menentukan bahwa informasi bergerak dengan cara tertentu dalam krisis.
Pesan-pesan kunci
Frame organisasi pesan kunci yang akan dikirimkan ke publik dan juru bicara menyampaikan pesan tersebut dalam bahasa awam jelas, menghindari jargon dan "bureaucratese".
Sasaran Pesan Untuk Pendengar
Stakeholder yang identifikasi alat sesuai jika dibandingkan dengan manajemen isu. Ini sarana yang sama dan dapat mengidentifikasi stakeholder dalam situasi krisis. Semua hal berikut dapat membantu organisasi untuk mengatur terjadinya krisis
Bahan Komunikasi
Pertanyaan-dan-jawaban alat mengantisipasi pertanyaan yang paling mungkin diminta dalam situasi krisis dan menyarankan tanggapan yang sesuai. Lembar fakta menginformasikan media tentang produk organisasi, operasi, layanan, dan manajemen.
Prinsip Untuk Menghadapi Media
Setiap rencana komunikasi krisis harus mencakup seperangkat prinsip untuk berurusan dengan media. Banyak yang percaya bahwa media massa memiliki kekuatan untuk menentukan situasi karena adanya kemungkinan krisis. Menurut pandangan ini, sebuah peristiwa menjadi krisis hanya ketika media, pemerintah, atau kelompok kepentingan yang berpengaruh menyerang label krisis untuk peristiwa (Kantor Privy Council [PCO], 1989).
Anggota tim komunikasi krisis bertindak sebagai bagian dari tim penanggulangan krisis dengan otoritas yang lebih besar. Mereka memainkan peran penting karena masyarakat memiliki keinginan besar bagi pengetahuan dalam situasi seperti itu. Peran tim komunikasi krisis di gambaran yang lebih luas, komponen prinsip krisis komunikasi rencana yang berfungsi dalam kapasitas komunikasi krisis, dan data tambahan dan bahan yang harus tersedia bagi komunikator krisis telah dibahas dalam bab ini.
Audit dan Audit Komunikasi
Dalam bahasa Indonesia istilah audit lazimnya berhubungan dengan pemeriksaan laporan keuangan perusahaan. Proses sistematik dalam perolehan dan penilaian secara objektif atas bukti-bukti berkenaan dengan pernyataan tentang tindakan-tindakan dan peristiwa-peristiwa ekonomi untuk menentukan tingkat kecocokan antara pernyataan tersebut dengan criteria-kriteria baku, serta pengkomunikasian hasil-hasil kepada pihak –pihak pengguna yang berkepentingan.)
Audit Organisasi mendokumentasikan bagaimana system peran tugas bekerja dan membandingkannya dengan system peran resmi dan kadang-kadang dengan system peran kewenangan.Dalam Proses audit organisasi auditor mencari rumpang-rumpang yang ada antara tugas kewenangan dan masalah-masalah. Dan ia juga memulai dengan pengembangan logika organisasi.Sepanjang perjalanan prosesaudit organisasi auditor kembali ke model ABCE dan mengevaluasi kembali lingkungan, tujuan dan sasaran, segenap strategi, dan persyaratan-persyaratan desain.Audit organisasi merupakan pekerjaan yang makan waktu yang panjang dan menghasilkan sebuah laporan tentang kondisi kesehatan organisasi.Istilah communication audit yang ditejemahkan menjadi audit komunikasi diberiarti yang sejalan dengan defenisi marketing audit maupun organizational audit.
Dalam buku pengantar komunikasi keorganisasian, audit komunikasi diberi arti luas, yakni sebagai suatu analisis yang lengkap atas sistem komunikasi internal dan ekternal dan berbuny sebagai berikut: Audit komunikasi adalah suatu analisis yang lengkap atas sitem-sistem komunikasi internal dan eksternal dari suatu organisasi. Ruang lingkup audit komunikasi dapat meliputi rentangan dari sekedar pertimbangan atas salah satu divisi sampai ke iklim organisasi secara keseluruhan, rentang lingkungan tersebut bergantung pada mandat dan kepentingan pimpinan puncak organisasi.
Tujuan audit komunikasi dinyatakan secara jelas yakni, untuk meningkatkan efesiensi organisasi.Pada dasarnya audit komunikasi merupakan kajian yang menyeluruh dan skema tentang filsafat komunikasi beserta konsep-konsep, struktur, arus dan prektek komunikasi dalam suatu organisasi, baik organisasi kecil maupun organisasi besar, organisasi usaha atau nirlaba,dan swasta atau publik.Suatu audit komunikasi diharapkan dapat menyingkap kemacetan-kemacetan informasi, hambatan- hambatan terhadap komunikasi yang efektif dan peluang-peluang yang telah disia-siakan.
Defenisi di atas secara tegas menyatakan bahwa tujuan melakukan audit adalah menemukan segala ganguan dan hambatan komunikasi menyingkap kemacetan-kemacetan informasi, hambatan-hambatan terhadap komunikasi yang efektif dan peluang-peluan yang telah disia-siakan
PENDEKATAN DAN MODEL AUDIT KOMUNIKASI
Riset-riset evaluative yang bersifat lebih khusus tentang salah satu aspek dari komunikasi keorganisasian dan sudah dikenal luas dapat digolongkan ke dalam kategori pendekatan ini. Riset-riset tersebut adalah :
Riset Homofili (homofily studies)
Dilakukan atas dasar pandangan bahwa efektivitas komunikasi berkaitan dengan kemiripan ciri-ciri penting antara penyampaian dan penerima komunikasi. Semakin besar kemiripan tersebut akan semakin efektif komunikasi yang berlangsung dan demikian pula sebaliknya.
Riset Kecemasan
Secara khusus riset kecemasan mempertanya hubungan antara kecemasan atau rasa tidak aman karyawan dengan posisi dalam berbagai jaringan interaksi di antara para karyawan. Posisi tersingkir atau sekecil dengan yang dialami karyawan dianggap berhubungan dengan tingkat kecemasan yang dialaminya.
Riset Kredibilitas
Riset kredibilitas berkaitan dengan hubungan manusiawi antara kedua orang yang terlibat dalam proses komunikasi, khususnya keandalan sumber komunikasi di mata penerima komunikasi. Komunikasi dari sumber komunikasi yang terpercaya, terpandang ataupun disegani akan lebih efektif menimbulkan dampak yang lebih besar dari pada komunikasi dari sumber lain. Kredibilitas sumber komunikasi umumnya berkaitan dengan jabatan atau legitimasi kedudukan di lingkungan kerja,
Riset Kontingensi
Bertujuan mencari kondisi-kondisi kritis mana saja yang berpengaruh pada komunikasi antar karyawan, baik kondisi makro ataupun mikro yang menimbulkan masalah komunikasi di kalangan para karyawan. Kondisi makro berkaitan dengan jenis industri perushaan tempat karyawan bekerja dan afiliasi susku maupun budaya local.
Riset Jaringan
Pada dasarnya mencari hubungan antar anggota dalam kelompok maupun antarkelompok. Kemudian, menghubungkan aneka macam aspek komunikasi anggota, seperti kebutuhan, kepuasan dan kinerja.
Riset Efektivitas komunikasi dan Organisasi
riset ini memeriksa bagaimana hubungan antara komunikasi efektif dan kinerja organisasi, termasuk berbagai macam tingakatan unit kesatuannya, seperti individu, kelompok, dan organisasi secara keseluruhan.
Pendekatan Prosedur
Pendekatan ini lebih mengutamakan proses penyelenggaraan audit komunikasi dari pada alat-alat pengukuran yang digunakan. Pendekatan prosedur merupakan pendekatan yang paling kompleks di bidang audit komunikasi, karena melibatkan sekelompok auditor (team of auditors) dengan alat ukur ganda (multiple instruments) untuk seluruh organisasi dala suatu kurun waktu yang panjang. Lembaga-lembaga konsultan komunikasi umumnya mengikuti pendekatan prosedur ini, terutama sesudah organisasi profesi International Communication Association (ICA) menyediakan prosedur baku untuk audit komunikasi di kalangan pengguna public. Pendekatan ini dinyatakan sebagai pendekatan baku karena meliputi perencanaan audit (planning), pengumpulan data (gathering data), penyediaan umpan balik (providing feedback), laporan singkat tertulis (brief written report), laporan akhir tertulis (final written report), presentasi lisan pada pertemuan resmi (oral report feedback meeting), sampai rekomendasi-rekomendasi (making recommendations). Perencaan audit meliputi lima kegiatan, yakni :
1) Merumuskan tujuan-tujuan khusus dari audit komunikasi (establish objectives for the audit);
2) Membuat perkiraan awal tentang hambatan-hambatan komunikasi yang akan ditemui (forecasting constraints);
3) Penentuan langkah-langkah alternative (determination of alternative course of action);
4) Penentuan pilihan (choice);
5) Merumuskan rencana pelaksanaan audit (development of a plan for implementing the decision).
Model-Model dalam Audit Komunikasi
Model-model dominan dalam audit komunikasi pada dasarnya dapat dimasukkan ke dalam tiga kategori, yakni model struktur konseptual (conceptual structure model) yang dicetuskan oleh Howard Greenbaum (1974), model riset evaluasi (Organizational Communication Evaluation, disingkat OCE, yang dirintis Oleh Keith Davis (1953), dan model profile situasional (Organizational Communication Profile, disingkat OCP) yang sangat dianjurkan oleh Wayne Pace dan Don Faules (1983).
Model Struktur Konseptual Menurut Howard Greenbaum
Maksud atau tujuan akhir dari komunikasi organisasi adalah untuk membantu pencapaian tujuan-tujuan organisasi (organizational goals), yakni 1) pemanfaatan jaringan-jaringan komunikasi yang terkait pada tujuan organisasi; 2) adopsi kebijakan-kebijakan komunikasi (adoption of communication polices) yang cocok untuk tujuan-tujuan jaringan komunikasi; 3) pelaksanaan kebijakan-kebijakan tersebut (implementation of such policies) melalui kegiatan-kegiatan komunikasi yang sesuai. Struktur organisasi terdiri dari empat unsur, yakni a) unit-unit kerja organisasi (organization units), b) jaringan komunikasi fungsional (functional communication networks), c) kebijakan-kebijakan komunikasi (communication policies), dan d) kegiatan-kegiatan komunikasi (communication activities).
Model Profil Komunikasi Keorganisasian
Profil komunikasi keorganisasian (organizational communication profile, disingkat OCP) pada dasarnya merupakan model analisis fungsional sistem organisasi (Functional Organizational System Analysis). “Analisis fungsional” secara sederhana dapat diuraikan sebagai “penggunaan pengetahuan dari ilmu sosial untuk memeriksa keadaan masa kini (dalam) suatu organisasi yang dimaksudkan menemukan jalan-jalan yang digunakan untuk memperbaikinya”. Secara teknis, analisis fungsional dapat dikatakan sebagai pencarian di mana kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam proses yang dapat membantu peningkatan efektivitas organisasi. Proses dalam organisasi, menurut pengamatan Edgar Schein (1969: 13)
Model Evaluasi Komunikasi
Model evaluasi komunikasi keorganisasian (Organization Communication Evaluation; disingkat OCE) merupakan pemeriksaan dan penilaian atas praktek dan kegiatan-kegiatan komunikasi pada situasi tertentu.
METODE DAN TEKNIK UNTUK AUDIT KOMUNIKASI
Lima Alat Ukur Pokok dalam Audit Komunikasi
Survai dengan kuesioner
Dalam survai yang menggunakan kuesioner perlu diperhatikan benar-benar panjang kuesioner yang dibutuhkan Dalam penyususnan kuesioner kerahasiaan dan objektivitas jawaban perlu mendapat perhatian khusus. Artinya, kita mengharapkan jawaban yang objektif dan tidak bias. informasi objektif itu diperoleh dengan menjaga kerahasian sumber.
Wawancara tatap muka
Wawancara dilakukan sebagai tanya jawab dyadic atau tatap muka perorangan. Oleh karena itu, kegiatan ini disebut wawancara tatp muka, sekaligus untuk membedakan wawancara lewat telepon. Tujuan utama dari wawancara ini adalah untuk memeriksa, menguji, ataupun melengkapi data yang diperoleh melalui alat-alat ukur lain.
Analisis Jaringan
Analisis jaringan pada dasarnya bertujuan untuk memetakan kegiatan-kegiatan komunikasi yang melibatkan responden dalam organisasi ataupun unit kerjanya baik secara formal maupun informal. Responden secara khusus diminta menunjukkan sejauh mana dengan intensitas bagaimana ia terlibat dalam komunikasi dengan rekan-rekan dalam unit atau departemen tempat kerjanya dan beberapa orang kunci di luar unit atau depatemennya di dalam jam kerjanya.
Pengalaman Pribadi
Analisis pengalaman pribadi (communication experience) juga dikenal dengan sebutan teknik peristiwa kritis (critical incident technique). Dalam analisis pengalaman komunikasi responden diminta menguraikan peristiwa-peristiwa komunikasi (communication episodes) yang dapat dianggap sebagai contoh khas (incidents) dari peristiwa komunikasi yang sukses ataupun gagal. Tujuan dari teknik(peristiwa kritis) atau analisis (pengalaman komunikasi) ini adalah untuk memperoleh profil dasar mengenai kesuksesan atau kegagalan komunikasi dalam berbagai unit kerja dalam organisasi.
Catatan Harian Komunikasi
Metode buku catatan harian komunikasi hanya cocok untuk organisasi dengan struktur yang kompleks dan jelas. Metode ini tidak lazim untuk responden kategori pekerja kasar, karena pekerja tangan umumnya tidak mengahargai dokumen, sehingga tidak dapat diharapkan mempunyai catatan harian yang cermat.
Teknik Pengumpulan dan Analisis Data
Pada dasarnya pengumpulan data dalam kegiatan audit komunikasi dilakukan dengan tiga jenis teknik yang berbeda, yakni teknik observasi, teknik wawancara, dan teknik analisis isi.
Teknik Observasi
Teknik observasi pada dasarnya merupaka kegiatan-kegiatan mengamati dan mencatat perilaku yang dapat dilakukan atas perilaku orang lain maupun perilakunya sendiri.
Teknik Wawancara
Wawancara pada dasarnya meliputi dua teknik yang berbeda, yakni teknik wawancara dengan kuesioner (questionnaire interview) dan teknik wawancara tatap muka (interview technique). Kedua teknik ini lazimnya digunakan untuk mengumpulkan data tentang persepsi, sikap, dan pengetahuan responden yang berkaitan dengan informasi dalam organisasi.
Teknik Analisis Isi (Content Analysis Techniques).
Teknik analisis isi pada dasarnya bertujuan membuat analisis dari isi pesan-pesan yang ada dalam dokumen. Richard Budd, et al. (1967 : 23) mendefinisikan konsep analisis isi sebagai Teknik untuk melakukan analisis atau isi pesan dan penanganan pesan. Pada dasarnya teknik ini melibatkan pemilihan komunikasi-komunikasi tertulis atau dokumen yang hendak dipelajari; membuat kategori-kategori pengukuran berdasarkan sampling atau keseluruhan dokumen; mengukur frekuensi pemunculan kategori-kategori menurut aturan-aturan coding yang ditentukan; menggunakan uji statistik tertentu atas data-data dalam penelitian; dan menarik kesimpulan-kesimpulan dari data-data tersebut.
AUDIT MINI KOMUNIKASI KEORGANISASIAN
Definisi Audit Mini
Secara khusus mini audit dapat dirumuskan sebagai alat untuk menemukan titik-titik rawan, mendokumentasi dan menguji program dan prosedur kerja, mendapatkan umpan balik, dan menguji program dan prosedur kerja, mendapatkan umpan balik, dan membuat berbagai rekomendasi (Susan Cluff, 1974:313). Audit mini sangat dilakukan bila organisasi mengalami kebutuhan sebagai berikut.
1. Informasi tepat waktu dengan segera tentang kualitas – baik, buruk atau perbedaan – program dan komponen-komponennya.
2. Tinjauan objektif tentang program yang sedang berlangsung yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi kerja.
3. Sebuah action plan yang dapat menunjukkan dimana persoalan-persoalan muncul, langkah-langkah penanganannya, dan saran-saran bagaimana menjadikan komunikasi lebih efektif.
1. Menentukan titik-titik rawan (hot spots)
Kegiatan audit ini akan jauh lebih efisien dan hemat waktu bila sejak awal dirinci terlebih dulu apa yang menjadi tujuan, sehingga titik-titik rawan yang menjadi sumber masalah tidak ada yang terlewati.
Mendokumentasi program dan prosedur kerja
Kegiatan dalam audit mini pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yakni peninjauan materi pada proses membuat dokumentasi, yang dilanjutkan dengan wawancara dengan tokoh-tokoh kunci didalam ataupun diluar organisasi. Untuk kepentingan wawancara,
Pengujian
Untuk memperoleh kesimpulan yang mantap diperlukan pengujian atas berbagai jawaban responden secara acak.
Mendapatkan Umpan Balik
Tujuan ini dapat dicapai dengan mewawancarai sejumlah pejabat “lintas seksi” – manajer organisasi atau divisi (cross section) melalui telepon tentang bagaimana pandangan dan pendapatnya mengenai berbagai jawaban yang diperoleh.
Membuat Analisis dan Rekomendasi
Jawaban-jawaban dari kuisioner diperiksa kembali dengan mempertimbangkan umpan balik yang diperoleh – wawancara dengan telepon. Dengan demikian, analisis dapat dilakukan secara cermat dan dilanjutkan dengan penulisan memo rekomendasi.
Variabel Pokok dalam Audit Komunikasi
Apa pun pendekatan yang digunakan ataupun model yang dirujuk, audit komunikasi bertujuan untuk memberikan informasi yang dapat menjawab pertanyaan pimpinan organisasi dalam usahanya meningkatkan kinerja organisasi. Maka dalam penyelenggaraan setiap audit komunikasi perlu diperhatikan beberapa dimensi pokok yang berkaitan dengan komunikasi.
Audit Komunikasi Kehumasan
Pengertian dan Tujuan
Audit komunikasi kehumasan secara morfologi berarti audit komunikasi yang berkaitan dengan humas atau hubungan masyarakat.secara konseptual audit komunikasi kehumasan adalah istilah yang digunakan sebagai terjemahan dari istilah bahasa Inggris public relations audit, yang pada dasarnya berarti sebuah tinjauan dan studi tentang kebutuhan-kebutuhan komunikasi kehumasan dan praktek komunikasi yang sekarang sedang berlangsung.
Audit komunikasi kehumasan menggunakan segala macam teknik yang berlaku dalam riset yang baik. Fokus audit adalah dengan secermat-cermatnya mencari informasi langsung dari sumber-sumber utama yang terpercaya.
Kapan Audit Perlu Dilakukan?
Alasan pokok dan penting kapan melakukan sebuah audit komunikasi kehumasan adalah melakukan re-evaluasi atas pencapaian tujuan dari sebuah program atau berbagai kegiatan dalam program tersebut. Karena audit komunikasi merupakan alat evaluasi terbaik untuk program-program jangka panjang. Audit komunikasi kehumasan pun mempunyai manfaat untuk membangun atau meperjelas tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang dibuat.
okok-pokok Tinjauan
Efektivitas pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian tidak hanya terkait dengan proses komunikasi. Dalam pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian, efektivitas komunikasi setidaknya berkaitan dengan empat factor penting yang layak dijadikan pokok peninjauan dalam audit komunikasi kehumasan., keempat faktor tersebut adalah budaya komunikasi manajemen, pengorganisasian komunikasi, komunikasi-komunikasinya sendiri dan umpan balik.
Budaya Komunikasi Manajemen (Management’s Communicativiness)
Sebagai konsep komunikasi, “keterbukaan manajemen” menunjuk pada perilaku komunikasi dari kalangan manajemen sebagai ungkapan kerelaan dan ketulusan untuk manajemen. Organisasi yang sehat adalah mereka yang menunjukkan gaya manajemen terbuka, karena tanpa keterbukaan manajemen, komunikasi keorganisasian akan mengalami hambatan dan kesulitan.
Pengorganisasian Komunikasi (Organization for Communication)
Pengorganisasian komunikasi perlu diperhatikan karena setiap organisasi memiliki kebijakan, peraturan, prosedur, peralatan mekanik-elektronik, dan sumber daya manusia untuk menangani komunikasi, agar komunikasi dapat berfungsi dengan baik – sebaik fungsi akunting,
omunikasi-komunikasinya sendiri (Communications Themselves)
Secara sederhana komunikasi-komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi dua, yakni Komunikasi Objektif dan Komunikasi Subjektif. “Komunikasi Objektif” berkaitan dengan fakta-fakta yang menjadi perhatian segenap staf-karyawan dan dapat diperiksa kebenaran akurasinya (accuracy), seperti tentang gaji, pendapatan, kerjanya pabrik, kecelakaan, pemogokan dan pergantian personel. “Komunikasi Subjektif” yang barangkali juga lebih penting, berkaitan dengan ide-pemikiran, peraturan, tanggapan terhadap kritikan, perencanaan, penjelasan tentang kebijakan dan tindakan-tindakan tertentu.
Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik menjadi penting diperhatikan sebagai petunjuk tentang bagaimana komunikasi yang dilaksanakan oleh manajemen diterima oleh masyarakat luas diluar organisasi. Penerimaan-penerimaan yang merupakan tanggapan masyarakat luas tersebut dapat ditemukan dalam kliping-kliping Koran, transkrip radio-TV, atau bahkan tiadanya laporan dalam bentuk apa pun.
Prosedur Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan audit komunikasi kehumasan pada dasarnya terdiri dari empat tahapan pokok, yakni (1) menentukan apa yang “kita” perkirakan, (2) menemukan apa yang “mereka” perkirakan (3) mengevaluasi segala perbedaan, dan (4) membuat sejumlah rekomendasi.
Alat utama dalam audit komunikasi, tentu saja, adalah “wawancara”. “Wawancara” dilakukan dengan sebuah kuisioner yang dipersiapkan secara khusus – dan pertanyaan-pertanyaan penting tersebut kemudian dilampirkan pada akhir laporan. Wawancara dapat dilakukan dalam beberapa bentuk, misalnya wawancara secara tertulis – wawancara lisan dengan kuisioner tertulis – atau wawancara melalui telepon, atau wawancara tatap muka satu per satu, atau wawancara kelompok. Bentuk-bentuk wawancara mana yang hendak digunakan perlu ditentukan sendiri dengan mempertimbangkan efektivitas dan kesesuaian dengan tujuan audit yang hendak dicapai.
Dalam mempersiapkan audit; pemilihan narasumber perlu mendapat pertimbangan secara sungguh-sungguh, yakni menyangkut:
a. Jumlah – berapa orang yang perlu diwawancarai;
b. Siapa saja mereka – berapa orang yang perlu diwawancarai;
c. Tempat – diamana lokasi wawancara harus dilakukan.
Komentar